Nem hiszek abban, hogy egy vállalkozás működésébe kívülről érkezve rögtön mindent tudni lehet. Mindenkinek megvannak a saját rendszerei, szokásai és bevált megoldásai, ezért mielőtt átveszek egy feladatot, szeretném megérteni, hogyan illeszkedik a többi munkafolyamat közé.
Nem az a célom, hogy a saját módszereimet rád erőltessem, hanem hogy a te működésedhez alkalmazkodva tudjak valódi segítséget nyújtani.
Elmondod, mivel foglalkozol, hogyan telnek a munkanapjaid, és melyek azok a feladatok, amelyek túl sok idődet vagy figyelmedet veszik el. Nem baj, ha még nincs kész listád arról, mit szeretnél átadni. Közösen is átgondolhatjuk, hol lenne a leghasznosabb elkezdeni.
Megbeszéljük, pontosan mi tartozik a feladataim közé, milyen eredményt vársz, hogyan tartjuk a kapcsolatot, és mely kérdésekben dönthetek önállóan. Fontos, hogy mindketten tudjuk, mire számíthatunk, és ne menet közben derüljenek ki az alapvető elvárások.
Megmutatod, hogyan végzitek jelenleg az adott feladatokat, én pedig megtanulom a szükséges lépéseket és eszközöket. Ha valami nem egyértelmű, kérdezek, és szükség esetén jegyzeteket készítek, hogy később minél kevesebbszer kelljen ugyanazt újra megbeszélnünk.
Amint tiszták a folyamatok és az elvárások, a megállapodásunk szerint végzem a rám bízott munkát. Ha olyan helyzet adódik, amely túlmutat az előre tisztázott kereteken, egyeztetek veled. Ha pedig látok egy egyszerűbb vagy átláthatóbb megoldást, jelzem, de nem változtatok meg önállóan egy jól működő folyamatot.
Szeretem pontosan tudni, mit várnak tőlem, és fontosnak tartom, hogy a vállalt feladatokat megbízhatóan elvégezzem. Ez nem azt jelenti, hogy minden aprósághoz külön utasítást kérek, de azt sem, hogy bizonytalan helyzetekben a saját elképzeléseim alapján döntök.
Az együttműködés elején természetes, hogy több kérdés merül fel. Ahogy egyre jobban megismerem a működésedet, az a célom, hogy a mindennapi feladatok egyre kevesebb figyelmet igényeljenek tőled.
Nem kell rögtön egy teljes munkaterületet átadnod. Lehet, hogy eleinte csak egy rendszeresen visszatérő adminisztratív feladatban, az ügyfélkommunikáció egy részében vagy egy nyilvántartás kezelésében lenne szükséged segítségre.
Ha ez jól működik, később megnézhetjük, milyen további feladatokat lenne érdemes bevonni az együttműködésbe. Nem a feladatok számát szeretném mindenáron növelni, hanem olyan munkamegosztást kialakítani, amely mindkettőnk számára átlátható és hosszabb távon is működőképes.
Ez egyáltalán nem akadály. Elmondhatod, hogyan telnek a munkanapjaid, mi az, ami rendszeresen elmarad, vagy amivel egyszerűen nem szeretnél tovább egyedül foglalkozni. Ezekből már el tudunk indulni, és közösen átgondolhatjuk, melyik feladatot lenne érdemes először átadni.
Nem szükséges, hogy minden rendszerrel dolgoztam már korábban. Szívesen tanulok új programokat, és ha a feladat megoldható a rendelkezésre álló eszközökkel, megismerem a használatukat. Természetesen a betanulás szükséges idejét és feltételeit előre egyeztetjük.
Ezt az együttműködés elején megbeszéljük. Dolgozhatunk a már használt rendszeredben, közös nyilvántartásban vagy más, mindkettőnk számára átlátható módon. A lényeg, hogy tudd, mi készült el, mi van folyamatban, és mi igényel még egyeztetést.
Ha van olyan feladat vagy folyamat, amelyet szívesen kiadnál a kezedből, írj nekem néhány mondatot róla. Megbeszéljük, hogyan működik jelenleg, és hogy tudnék benne érdemben segíteni.
Adminisztráció, háttérfolyamatok és rendszerezés, a vállalkozásod működéséhez igazodva.